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Quel point commun existe-t-il entre le directeur général des services d'une commune de 3 500 habitants ,et l'adjoint administratif territorial de 2^e classe du village de 250 habitants où vous passez vos vacances ?

Ces agents, appartenant tous deux à la fonction publique territoriale, exercent en fait bien le même métier, celui habituellement appelé : « secrétaire de mairie ». Mais cette profession est en fait très mal connue de la population qui perçoit encore souvent le (ou la) secrétaire de mairie comme « la » secrétaire de « la » mairie. La taille des collectivités territoriales et des différents établissements publics (syndicats intercommunaux, communautés de communes et d'agglomération, CCAS...), et les très nombreuses compétences qui leur ont été dévolues depuis la loi du 2 mars 1982, placent le responsable de ces structures locales au cœur de la mise en œuvre des missions de services publics dont elles ont compétence.

Sur le territoire français, les trois quarts des communes ont moins de 1 000 habitants. À l'opposé, on ne dénombre qu'une centaine de communes de plus de 50 000 habitants. C'est donc une multitude de secrétaires de mairie qui œuvrent chaque jour au bon fonctionnement du service public local.

Secrétaire de mairie : un métier dont la dénomination repose étymologiquement sur la notion de secret

Dès le XIV^e siècle, le mot « secrétaire » désigne une personne attachée à une autorité appelée à rédiger des lettres à caractère officiel.

Le mot secrétaire semble aujourd'hui désuet pour désigner le responsable administratif d'une petite collectivité. De l'usage du mot « secrétaire » au XVI^e siècle, la fonction garde cependant le sens de « sachant garder les secrets ». En effet, il existe peu de lieux publics où l'on entend autant de confidences que dans une mairie : lors, par exemple, de la rédaction de certains actes d'état civil où l'usager peut être amené à divulguer certains éléments de sa vie privée, ou lors d'entretiens à huis clos avec les élus.

Un métier historiquement ancré dans le monde administratif rural

Au XIX^e siècle, beaucoup d'enseignants assumaient la fonction de secrétaire de mairie en milieu rural. Une loi du 30 octobre 1886 sur l'enseignement scolaire autorisait les instituteurs ruraux à exercer également la fonction de secrétaire de mairie. À l'époque, nombreuses étaient les personnes illettrées. Par sa culture et l'étendue de ses connaissances, l'instituteur représentait une aubaine pour l'État de se voir représenté dans les petites communes pour mettre en œuvre les missions de services publics essentiellement régaliennes (élections, état civil...).

Aujourd'hui encore, ils sont près de 2000 en France à pratiquer ce double métier de secrétaire de mairie-instituteur.

Un métier qui a su (et dû) s'adapter à la complexité des procédures administratives et qui recouvre aujourd'hui des missions multiples

Au XXI^e siècle, les missions des secrétaires de mairie vont bien au-delà de la rédaction d'actes officiels. Aujourd'hui, le secrétaire de mairie est l'appui technique, administratif et juridique des élus et plus particulièrement du maire.

Point de salut pour vous, si le tandem maire/secrétaire de mairie ne fonctionne pas. La confiance, le respect et l'envie de travailler ensemble au bon fonctionnement du service public local sont indispensables.

Ils et elles (la plupart sont des femmes) mettent en œuvre, sous la directive des élus, les politiques de l'équipe municipale. Ceci requiert des compétences multiples parmi lesquelles nous retiendrons les principales :

• Les finances

Le secrétaire de mairie assiste le maire dans la préparation du budget. Il est le garant de l'exécution budgétaire. Pour cela, il doit maîtriser les règles budgétaires et comptables (M14, M49...) et connaître le Code des marchés publics.

• La rédaction des actes administratifs

Il prépare et rédige les délibérations qui seront votées au conseil municipal, les arrêtés municipaux, les actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès...). Il doit donc connaître le Code général des collectivités territoriales et maîtriser les règles juridiques nécessaires à la rédaction de ces actes.

• L'urbanisme

Selon le degré de délégation des dossiers d'urbanisme aux services de l'État (ex-direction départementale de l'équipement), le secrétaire de mairie doit instruire ou simplement faire suivre les demandes. En tout état de cause, il doit respecter scrupuleusement la réglementation relative à l'urbanisme, en se conformant au PLU (Plan local d'urbanisme) ou POS (Plan d'occupation des sols). Pour cela, il doit connaître le Code de l'urbanisme.

• La gestion funéraire

Le secrétaire de mairie doit assister le maire en sa qualité d'officier d'état civil pour les déclarations de décès et toutes les démarches consécutives : police des opérations funéraires et gestion des cimetières (concession...).

• Les élections

Il doit mettre en place l'organisation des élections, tenir à jour la liste électorale. La connaissance du Code électoral est nécessaire.

• L'accueil du public

Le secrétaire de mairie doit organiser et assurer l'accueil des usagers dans les meilleures conditions. Diplomatie et discrétion sont nécessaires. La maîtrise des outils de communication et de la gestion des conflits est un atout indispensable.

• Le management et les ressources humaines

Quelle que soit la taille de la collectivité, il doit organiser les services, veiller à la qualité du travail rendu (contrôle et évaluation). Dans une petite collectivité, il assure souvent le rôle qu'ont les directeurs des ressources humaines dans les grandes collectivités (recrutement, formation, notation, évaluation, gestion de la carrière des agents). Il gère souvent la paye des agents.

• Les services techniques

Si la commune n'a pas de directeur des services techniques, c'est au secrétaire de mairie d'en assurer les fonctions. Dans ce cadre, il organise le suivi des bâtiments communaux et l'entretien des routes communales et doit connaître la réglementation, les habilitations...

• Le montage des dossiers et l'animation de réseaux

Il prépare les demandes de subventions, les conseils municipaux, les dossiers d'enquête publique... Il est aussi fédérateur pour des projets nécessitant des partenariats, il travaille à l'émergence de réseaux d'information, de communication. Enfin, il anime des réunions.

• Un métier très diversifié qui demande de nombreuses qualités

Le secrétaire de mairie se trouve donc être un maillon incontournable de la vie communale. À ce titre, il doit donc détenir de nombreuses qualités professionnelles et humaines.

Polyvalence, rigueur et autonomie sont le socle de ses qualités. Discrétion, diplomatie, réactivité, prise d'initiative et sens de l'accueil n'en sont pas moins indispensables.

Le secrétaire de mairie doit toujours être à l'écoute, rechercher l'information la plus précise, la plus récente. Il doit être capable d'analyser, de synthétiser et de rendre des comptes. Il sait néanmoins déléguer, s'il n'est pas le seul administratif de sa commune, afin d'assurer la continuité du service public, même en son absence.

Au vu de la complexité des missions, appartenir à un réseau d'information est indispensable. Afin de rester performant, le secrétaire de mairie doit savoir s'informer et se former. Pour la formation, le CNFPT est là pour compléter ses connaissances. En milieu rural, sur des territoires éloignés des agglomérations, le CNFPT peut assurer directement sur les territoires, des formations à la demande d'un groupe de secrétaires de mairie, comme cela est le cas par exemple, en Isère. C'est l'occasion pour les participants de tisser des liens entre eux et d'entretenir ainsi les réseaux indispensables pour évoluer ensemble et rompre l'isolement parfois ressenti dans les petites communes.

Devenir secrétaire de mairie

Si le métier vous tente, vous devrez tout d'abord passer un concours afin d'intégrer la fonction publique territoriale.

Les concours externes sont ouverts aux candidats possédant un niveau de diplôme déterminé.
Trois catégories existent, en fonction du niveau de diplôme requis pour le concours externe :

·                                 catégorie A : grade d'attaché, niveau Bac + 3 ;

·                                 catégorie B : grade de rédacteur, niveau baccalauréat ;

·                                 catégorie C : grade d'adjoint administratif, niveau inférieur au baccalauréat.

Le décret du 13 décembre 2001 organise l'intégration progressive des secrétaires de mairie dans le cadre d'emplois des attachés territoriaux.

Les concours internes sont ouverts aux fonctionnaires et aux agents publics ayant accompli une certaine durée de services dans l'administration.

Pour certains cadres d'emplois, un troisième concours est ouvert aux personnes justifiant d'une expérience en qualité d'élu local, de responsable d'association ou d'une ou plusieurs expériences professionnelles de droit privé, pendant une certaine durée.

Enfin, des examens professionnels sont ouverts aux seuls fonctionnaires titulaires. Ils permettent à ceux qui réussissent les épreuves d'obtenir un avancement de grade dans leur cadre d'emplois ou l'accès au cadre d'emplois immédiatement supérieur.
Il existe aussi des voies d'accès spécifiques pour s'adapter à des publics particuliers, notamment les personnes handicapées.

Pour information, 14 % d'attachés territoriaux exercent des fonctions de secrétaires, pour 34 % de rédacteurs et 53 % d'adjoints administratifs.